Kreiranje mailing liste

U današnje vrijeme kad skoro svaka ozbiljnija tvrtka ima potrebu za reklamiranjem svojih proizvoda/usluga preko raznih komunikacijskih kanala, Internet je svakako jedan od vrlo učinkovitih, a s druge strane relativno jeftin kanal za promociju.

Većina tvrtki, prije ili kasnije, se odluči na komunikaciju sa svojim klijentima u vidu slanja razno-raznih newsletter poruka odnosno povremenog slanja elektroničkih poruka na veći broj e-mail adresa s kojih su klijenti izrazili interes za proizvode/usluge koje pojedina tvrtka nudi. Udruge i druge neprofitabilne institucije također mogu koristiti mailing liste za slanje svojih obavijesnih mailova tako da korištenje mailing lista nije ograničeno samo za tvrtke.

Ono što je iznimno bitno kod mailing lista i na što treba posebno obratiti pozornost je da popis e-mail adresa koji se stavlja na listu mora biti legitiman. Pod legitimnim e-mail adresama podrazumijeva se da je vlasnik svake e-mail adrese putem ankete, web forme, telefonskom potvrdom ili na bilo koji drugi način potvrdio da je suglasan da mu se šalju takve reklamne/obavijesne mail poruke i korisniku treba omogućiti da se u bilo kojem trenutku može svojevoljno odjaviti s mailing liste.

Ako na popis stavljate adrese čiji vlasnici nisu dali suglasnog za primanjem vaših poruka takva poruka je zapravo SPAM odnosno neželjena/netražena poruka. Nepozvane/netražene poruke i reklame smatraju se najvećom povredom Internet pravila i strogo se sankcioniraju, a ako neki poslužitelj ili provider ne reagira na prijave takvih korisnika često biva onemogućen protok e-mail poruka za sve korisnike, ne samo za onoga koji je probleme prouzročio.

Krenimo sad na tehnički dio vezan uz samo kreiranje mailing lista preko paketa na našim poslužiteljima.

Windows WebsitePanel

1. Na početnoj stranici WebsitePanel sučelja odaberete Mail -> Lists.

2. U otvorenom sučelju kliknete na gumb „Create Mailing List“.

3. Na otvorenoj stranici nalazi se sučelje za samo kreiranje mailing liste.

4. U polje „E-mail Address:“ upisuje se prefiks naziva liste koji želimo, te se iz padajućeg izbornika odabere naziv pripadajuće domene.

5. Polje „List Description:“ nije obavezno i može se slobodno ostaviti prazno ili po želji možete upisati neki tekst koji opisuje svrhu liste ili slično.

6. U polju „Subscribers Reply To:“ iz padajućeg izbornika ponuđene su sljedeće opcije.

a) List – pretplatnici liste odgovaranjem na primljenu poruku šalju mail svim pretplatnicima.
b) Sender – pretplatnici liste odgovaranjem na primljenu poruku šalju mail pošiljatelju poruke.
c) Moderator – pretplatnici liste odgovaranjem na primljenu poruku šalju poruku na e-mail adresu moderatora koji onda odlučuje da li će poruka biti poslana ostalim korisnicima liste ili ne.

7. U polju „Posting Mode:“ iz padajućeg izbornika imate također tri ponuđene opcije.

a) Members Only – slanje poruka na adresu mailing liste omogućeno je samo pretplatnicima.
b) Anyone – slanje poruka na adresu mailing liste omogućeno je bilo kome.
c) Password Protected Posting – slanje poruka na adresu mailing liste zaštićeno je lozinkom (u polje „Posting Password:“ se upisuje lozinka u slučaju odabira ove opcije).

8. U polju „Subject Prefix Options:“ može se definirati neki prefiks ispred naslova svake poruke s mailing liste i ova opcija se može iskorititi za filraciju poruka poslanih na mailing listu. Iz padajućeg izbornika ponuđene su tri opcije:

a) Default Prefix – osnovna postavka i na naslov poruka primjenjuje se standardni pravilnik za mail servis.
b) Subject is not altered – naslov porukauvijek ostaje isti.
c) Custom Prefix – ova opcija omogućuje definiranje prefiksa koji će biti dodan uz svaku poruku (u polje „Prefix: „ se upisuje željeni prefiks koji treba upisati između uglatih zagrada „[neki tekst]“).

9. Opcija „Moderation is Enabled:“ služi za uključivanje/isključivanje ove funkcije. Ako se opcija uključi onda se sve poruka poslane na adresu prvo šalju na adresu moderatora koji po primitku poruke odlučuje da li će poruka biti slana na e-mail adrese sa liste ili ne. Ako opcija nije uključena na listu se primjenjuju pravila definirana u prethodnim koracima.

10. U polje „Mailing List Members:“ upisuje se popis e-mail adresa na koje će biti slana poruka prilikom slanja na adresu mailing liste.

Bitno je napomenuti da popis e-mail adresa, kako bi dodavanje bilo moguće, mora biti u formatu da je svaka e-mail adresa upisana u novom retku odnosno odvojena tipom Enter.

11. Kad se podese svi parametri i unese popis adresa za kreiranje mailing liste klikne se na gumb „Save“ u donjem lijevom kutu sučelja.

Linux cPanel

1. Na početnom sučelju cPanela, u sekciji „Mail“, klikne se na ikonu „Mailing lists“.

2. U otvorenom sučelju otvoriti će vam se forma za kreiranje mailing liste.

Ako imate u računu više domena onda će vam ispod polja „List Name“ biti vidljivo i polje „Domain:“ u kojemu ćete iz padajućeg izbornika moći odabrati za koju od domena želite da vam se kreira mailing lista.

3. U polje „List Name:“ upisujete prefiks/naziv mailing liste (bez @naziv_domene jer će vam taj dio biti automatski nadodan nakon kreiranja liste), a u polja „Password:“ i „Password (Again):“ upisujete lozinku putem koje ćete se spajati na administrativno sučelje liste.

4. Za kreiranje liste kliknete se na gumb „Add Mailing List“.

5. Nakon kreiranja liste, ispod forme za kreiranje liste, biti će vam navedena kreirana mailing lista i za spajanje na administrativno sučelje klikne se na link „Modify“.

6. Klikom na link „Modify“ otvoriti će vam se u novom prozoru stranica na kojoj će vas tražiti unos lozinke te u polje „List Administrator Password:“ upišete lozinku koju ste prethodno postavili za mailing listu.

7. Ako ste uredno upisali lozinku treba vam se otvoriti administrativno sučelje preko kojeg je moguć unos adresa na mailing listu.

8. Dodavanje korisnika vrši se preko izbornika „Membership Management…“ -> „Mass Subscription“.

9. Klikom na „Membership Management…“ -> „Mass Subscription“ u donjem dijelu će se otvoriti sučelje preko kojeg se vrši unos pretplatnika.

10. Kod dodavanja pretplatnika obratite pozornost na opcije koje su ponuđene:

a) Pod „Subscribe these users now or invite them?“ definirate da li ćete uneseni popis e-mail adresa automatski dodati na listu (Subscribe) ili na unesene e-mail adrese želite prvo poslati pozivnicu (Invite) putem koje će se moći samostalno prijaviti za primanje poruka s mailing liste.

b) Pod „Send welcome messages to new subscribees?“ definirate da li će na e-mail adrese odmah nakon dodavanja biti poslan mail dobrodošlice na mailing listu. Ovaj mail zna često zbuniti korisnike e-mail adresa pa preporučujemo da si za ovu opciju odaberete opciju „No“.

c) Pod „Send notifications of new subscriptions to the list owner?“ definirate da li će nakon dodavanja e-mail adresa na listu biti poslan obavijesni mail na e-mail adresu administratora liste. Ovdje preporučujemo da ostavite označenu postavku „No“.

d) U polje „Enter one address per line below…“ vrši se unos e-mail adresa pretplatnika i imate opciju unosa copy-paste metodom s tim da popis adresa mora biti u formatu da je svaka e-mail adresa upisana u novom retku odnosno odvojena tipom Enter.

e) Unos pretplatnika moguć je i direktno iz datoteke na način da uz polje „…or specify a file to upload:“ kliknete na gumb „Pretraži…“ i pronađete lokalno na računalu datoteku u mojoj imate popis adresa. Popis mora biti kompatibilan s aplikacijom tako da kod ovog načina dodavanja, ako dođe do greške, treba pokušati s prethodnom metodom dodavanja.

f) U drugom prozoru „Below, enter additional text to be added to the top of your invitation or the subscription notification. Include at least one blank line at the end…“ možete upisati neki tekst koji će biti poslan u mailu koji će se poslati svim pretplatnicima ako pod „Subscribe these users now or invite them?“ odaberet opciju „Invite“ odnosno da se na sve e-mail adrese pošalje prvo pozivnica.

11. Kad uneset popis i odaberet sve željene opcije za dodavnje pretplatnika na listu klikne se na gumb „Submit your changes“.

S obzirom da “mailing list” aplikacija na Linux serverima ima dosta širok spektar mogućnosti podešavanja u slučaju potrebe za postavljanjem kakvih dodatnih funkcija/opcija mailing liste predlažemo da potražite upute na službenim stranicama “mailing list” aplikacije na adresi: www.gnu.org/software/mailman/index.html.