U današnje vrijeme, email „inbox“ većine ljudi je izložen velikom broju email poruka koje svakodnevno stižu u njega. Ponekad je nemoguće sve te poruke otvoriti, a kamoli pročitati pa onda ja, vjerojatno kao i vi, neke od njih brišem, a da ih i ne otvorim. Generalno sve te email poruke mogli bi podijeliti u 3 osnovne kategorije: poslovne, privatne i newslettere. Nije li tako? Pa mislim da većina nas, kada je riječ o poslovnoj email adresi, prima poruke koje je upravo moguće strpati u jednu od ovih kategorija.
Inspiriran člankom koji sam nedavno pročitao, a koji upravo govori o “otvaranju emaila” – 9 Questions People Ask Before Opening an Email, odlučio sam nešto napisati o tome.
Zapamtite, ljudi potroše oko 2 sekunde prilikom donošenja odluke hoće li email poruku otvoriti i barem započeti čitati, ili će je ignorirati (preskočiti) ili obrisati. Najgore je po vas, u slučaju da ste vi pošiljatelj, ako je primatelj obriše. Više sreće imate ako je samo preskoči, pa će možda kasnije prilikom pregledavanja „inboxa“ možda ipak otvoriti vaš email. Odluku o otvaranju ili ignoriranju emaila donosimo na temelju ova 3 elementa:
- Ime pošiljatelja (From name/address)
- Naslov email poruke (Subject line)
- Datum i vrijeme
Osim ova 3 osnovna elementa, tu se još može dodati i pozdrav tj. oslovljavanje vas kao primatelja te neki uvod koji, osim samog naslova, govori o tome što nas u emailu očekuje.
Poslovne i privatne poruke ćete gotovo sigurno uvijek otvarati, osim u slučajevima kada na osnovu imena pošiljatelja i/ili naslova odlučite neku preskočiti ili obrisati jer unaprijed znate ili vidite o čemu se radi. No, u te poslovne poruke spadaju i one kada se prvi puta obraćate osobi ili tvrtki s kojima niste do sada bili u poslovnom odnosu. Najčešće su tu neka „pisma namjere“ ili „prijedlozi poslovne suradnje“.
S druge strane, neke email poruke ćete možda i bez čitanja njihovog sadržaja, samo na osnovu naslova proslijediti nekome od vaših kolegica ili kolega, a isto tako ćete po tome principu i sami primiti neke email poruke.
Newsletteri su priča za sebe i tome sam već dosta pisao, pa je najbolje da pročitate članak: Email marketing: Anatomija dobrog newslettera i saznate sve o njemu i bitnim elementima.
Ime pošiljatelja
Sakrivati ime primatelja nije dobro i takvi će emailovi najčešće završiti u košu. Dajte primatelju jasno do znanja tko email šalje. Mnogi s kojima sam komunicirao imaju ime i prezime napisano malih početnim slovom. Hej, come on?! Propustili ste sat nastave u osnovnoj školi gdje se uči da se imena i prezimena pišu velikim početnim slovom. Za sve koji nisu sigurni u to, evo i link na Pravopis.hr.
Drugo, nemojte stavljati samo ime ili samo prezime. Dajte upišite ime i prezime, da se lijepo i jasno vidi tko email šalje. Sve ostalo nema smisla, recimo staviti samo inicijale, ili neke cool, fora, sexy nazive u From polje. Ako to i radite, vrlo vjerojatno vaše email poruke otvaraju samo vaši prijatelji i dobri znanci.
Naslov email poruke
Kod pisanja naslova email poruke, neka vam osnovna misao vodilja bude da u naslovu ne pišete o prodaji onog što je u samom emailu, već ukratko opišete sadržaj poruke. Jasno je kao dan, da će naslovi privatnih email poruku biti sasvim drugačiji, ležerniji, opušteniji, pa čak i zabavniji, vulgarni jer takve poruke primaju vama drage osobe.
Kod poslovnim email poruka, vrlo je bitno da kroz naslov privučete pažnju osobe koja email prima. Nemojte pisati preduge naslove jer pri tome će vam, s obzirom na uređaj i email klijent, dio naslova zasigurno biti „odrezan“. Preporuka je da naslov ima između 50 i 70 znakova.
U naslovu nemojte koristiti „spammy“ riječi kao što su: BESPLATNO, KLIKNI SADA, KUPI, CASINO, OTVORI ODMAH. Najosjetljiviji na SPAM je upravo naslov email poruke. Ne koristite velika slova u naslovu, previše znakova interpunkcije, previše boja jer su to isto „okidači“ za spam filtere.
Osim toga, prilikom pisanja naslova morate paziti i na platformu na kojoj vaš primatelj prima email. Radi li se o desktop računalu, tabletu, pametnom telefonu? Koji email klijent koristi: Outlook, Gmail, iPhone? Preporučuje da malo više o tome pročitate u članku: How to determine the best length for your email subject lines.
Datum i vrijeme
Normalno je da pregledavajući email poruke idete od onih „starijih“, znači koje ste prve primili, a niste ih otvorili pa prema onim zadnje primljenim. Prilikom toga skrolanja, odvija se taj proces odluke unutar te 2 sekunde u kojima odlučujemo otvaramo li email ili ne.
Sam datum i vrijeme možda i nemaju toliko utjecaj na otvaranje, ali u pojedinim slučajevima može odigrati ključnu ulogu. Recimo da ste primili email od poslovnog partnera s kojim već duže vrijeme komunicirate, ali ste primijetili da je email poslan u jučer navečer u 22:42. Možda vas baš to vrijeme slanja prvo privuče da otvorite email jer ako ga je slao tako kasno „mora da je nešto jako važno i bitno“.
Preporuka je email slati na početku ili na kraju radnog vremena jer u sredini radnog dana je najviše gužve i posla. Uostalom, ne radite li i vi tako. Ujutro, prvo kada upalite računa idete pogledati pristigle email poruke. Isto radimo i pred kraj radnog vremena. E sad… u tu skupinu zasigurno ne spadaju svi oni koji se bave nekih online „businessom“ jer oni su kao i ja, na raspolaganju non-stop. Jednostavno, gledamo i provjeravamo email cijeli dan pa da i traje 36 sati.
Ako koristite email marketing te svojim kupcima i poslovnim partnerima šaljete „newsleter“, pročitajte članak: Timing u online marketingu.
Tri osnovna elementa u Gmail nadzornoj ploči
Tri osnovna elementa u Outlooku 2013
Oslovljavanje i uvodni tekst
U nekim email klijentima se osim naslova vidi i prvi dio teksta email poruke. Taj dio najčešće sadrži oslovljavanje vas koji ste email primili, na primjer:
- „Poštovani g. Horvat,“
- “Draga Nikolina,“
- „Ivane,“
- …
Uvodni dio teksta je također bitan jer u njemu bi trebala biti srž email poruke – tema. Povežite u uvodu prethodnu komunikaciju s tom osobom, ili ako je tek prvi kontakt onda jasno opišite o čemu se u emailu radi.
Kultura korištenja emaila
Svi misle da znaju poslati email. Svi misle da je to tako, nešto jednostavno, svakodnevno. Hmmm… Ne bi rekao da je tako jer za napisati dobar email treba ipak nekog znanja i iskustva. Da ne spominjem one s početka ovoga članka koji svoje ime i prezime napišu malim početnim slovima. Ili one koji u polje Prima (To) zalijepe 38 email adresa pa pošalju email. Ili one koji su malo „napredniji“, pa u Prima stave email samo jednog primatelja, a u CC onda zalijepe dodatnih 37. 
Kako napisati dobar email? Pa evo nekoliko linkova, možda kome i pomogne:
I za kraj, evo i jedan video: How to write professional emails.
Kakva su vaša iskustva u korištenju emaila? Koje email poruke otvarate, a koje brišete?
